A maioria das instituições brasileiras já está caminhando rumo a uma sociedade sem papel. Podemos dizer que desde 1968, com a Lei da Microfilmagem, preparamos o terreno jurídico para deixar de ter o papel como principal meio de armazenagem de documentos originais. Recentemente, porém, passou a vigorar a Lei 12.682/2012, que trata sobre digitalização de documento. De início, parece um avanço, no entanto, os artigos que tratavam sobre o descarte do documento original e que davam ao documento digitalizado o mesmo efeito jurídico conferido ao documento microfilmado foram vetados e acabaram por gerar um cenário novo e prejudicial, visto que passou a exigir o uso de certificado digital de forma obrigatória no processo de digitalização, mas sem permitir que seja eliminado o original.

Logo, o que restou disciplinado em lei foi a necessidade de realizar o processo de digitalização de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, conferindo a proteção legal apenas quando há o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira(ICP – Brasil).

É interessante observar que já havia diversas iniciativas de autorregulamentação de vários segmentos sobre processo padronizado de digitalização, onde os maiores avanços estavam na Saúde.

Desde 2007, temos a Resolução CFM n.º1.821 que institui o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), ou seja, a possibilidade de realizar os registros sobre a saúde do paciente em documento com suporte eletrônico. A digitalização dos prontuários dos pacientes, com o descarte do original em papel, está autorizada, desde que tenha passado pela análise da Comissão de Revisão de Prontuários que observa a obediência aos requisitos do “Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2)”, estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde (Artigos 1º, 2º e 3º).

Logo, entre as justificativas do veto ocorrido no que seria o mais esperado por todos – poder digitalizar e eliminar o original em papel - consta justamente a falta de procedimento para a reprodução dos documentos resultantes do processo de digitalização, que era a única coisa que precisava ser tratada, mas não foi.

Não podemos esquecer que o Judiciário já aceitava documentos digitalizados sem uso do certificado ICP-Brasil, assim como cópia simples de documento, conforme previsto pelo art. 365 do CPC, “fazem a mesma prova que os originais: VI – as reproduções digitalizadas de qualquer documento, público ou particular, quando juntado aos autos pelos órgãos da Justiça e seus auxiliares, pelo Ministério Público e seus auxiliares, pelas procuradorias, pelas repartições públicas em geral e por advogados públicos ou privados, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização. §1º Os originais dos documentos digitalizados, mencionados no inciso IV do caput deste artigo, deverão ser preservados pelo seu detentor até o final do prazo para interposição de ação rescisória”.

Há hoje todo um mercado da gestão documental que precisa se modernizar para concentrar esforços em uma gestão cada vez mais eletrônica. Um absurdo nossos líderes entenderem em 2012 que há ausência de garantia tecnológica para a extensão dos efeitos jurídicos pretendidos (eliminação do papel), quando, na verdade, já previmos o traslado do papel para o filme na lei de Registros Púbicos (RTD) 6.015/73.

A lei aprovada de digitalização gera um grande retrocesso para o Brasil. Só há um caminho, continuar digitalizando utilizando uma matriz de risco de guarda de originais em papel (versus originais eletrônicos), associada a uma tabela de temporalidade atualizada, criar procedimentos padrão por autorregulamentação e esperar que haja um Decreto Presidencial da Presidente Dilma ou do próximo em exercício a regulamentar a matéria da forma adequada, permitindo a eliminação do papel.