Tem sido motivo de preocupação das empresas a gestão da documentação física e eletrônica, para proteção de conhecimento, segurança da informação e garantia da guarda da prova legal necessária em situações de auditoria ou de contencioso.

O que fazer se houver ordem judicial exigindo a apresentação de determinada evidência que estaria em uma caixa postal de e-mail e a empresa não tiver os dados? Para muitos ainda paira a dúvida se um e-mail pode ser considerado documento ou prova. Mas no Direito brasileiro, um documento pode ser compreendido como um instrumento de registro de um fato, seja em suporte físico ou eletrônico (onde a seqüência de bits pode ser traduzida por um programa de computador e representar um fato).

Normalmente a discussão sobre guarda e armazenamento de dados tem início devido ao excesso de informação no sistema, que o faz ficar lento. Então há dois caminhos: a eliminação ou guarda de dados em outro lugar. Devido ao crescimento de importância das provas eletrônicas, sejam e-mails ou informações em sistemas do tipo ERP, entre outros, a questão ganha relevância, já que não basta guardar, mas depois encontrar o que guardou.

É uma dor de cabeça das áreas de TI e Arquivo. É preciso elaborar uma Política de Gestão Documental que deve abranger o cenário de documentação física e eletrônica, acompanhada de uma tabela de temporalidade (que define o que guardar e por quanto tempo), de uma norma de classificação (que define o grau de confidencialidade, disponibilidade e integridade com que a informação deve ser guardada e manuseada), bem como da Política de Segurança da Informação (que define responsabilidades para proprietário e custo diante da informação, especialmente no tocante ao ciclo de vida e ao descarte, que tem que ser, em muitos casos, seguro, para evitar vazamento de informação confidencial ou sensível).

Quando o assunto é guarda de “logs”, essencial para demonstrar autoria e para prova jurídica de identidade em ambiente eletrônico, ainda pior. Antes se discutia economia e perfomance; agora, capacidade de localizar o dado, preservar a integridade (segurança da informação) e ter validade jurídica como original.

Dentro ainda da questão da Gestão Documental, o assunto mais atual e que deve se tornar prioridade na pauta de empresas é a digitalização de documentos, que economiza espaço, reduz gastos com armazenagem de documentação física e facilita o acesso ao documento (em um ambiente de GED, por exemplo), bem como o backup mais seguro (pois quando o documento é físico o risco de perda ou extravio do mesmo é grande). Já é uma realidade em áreas como saúde, contábil, mercado de capitais e judiciário.

Para que a empresa possa fazer a digitalização sem riscos jurídicos, ou eliminando os originais e sem que depois o documento seja repudiado na justiça, ou por autoridade ou órgão regulador de atividade, é essencial que a mesma seja feita considerando alguns indicadores: a) natureza jurídica do documento; b) motivo de guarda; c) estado em que se encontra a via em papel (original inicial). 



Com base nisso, é montada uma matriz que determina o que pode ser digitalizado simplesmente, o que deve ser digitalizado usando recurso de fé-pública (registrada ou autenticada), em que casos deve ser mantido o documento físico por um período mínimo após digitalização e o que pode ser eliminado de vez. Mais do que escolher uma tecnologia, é preciso definir a regra e escrever a política, pois para cada tipo de documentação pode haver um procedimento distinto que seja o mais aplicável do ponto de vista de proteção técnica-jurídica.

Feita da forma certa a digitalização e o uso de documentos nascidos diretamente na via eletrônica (sem suporte físico) deve gerar grande economia para as empresas e facilitar o dia-a-dia de manuseio dos mesmos. Avalie o grau atual de segurança jurídica da sua gestão documental.