Maicon Klug é sócio da G2KA Sistemas



A virtualização dos documentos fiscais eletrônicos é uma realidade para grande parte das empresas brasileiras. Diante deste cenário, novas necessidades começaram a surgir. Uma delas é o gerenciamento desses documentos dentro da empresa, sejam Notas Fiscais eletrônicas (NF-e), Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFS-e) ou Conhecimentos de Transporte eletrônico (CT-e).

Antes, na época em que os documentos eram apenas em papéis, havia dificuldades como altos custos para o armazenamento e riscos de extravio. Agora, este trabalho ficou mais simples, com redução da burocracia e dos custos. No entanto, apenas empresas bem preparadas se beneficiarão dessas mudanças, uma vez que toda a tramitação de documentos fiscais entre as empresas é fiscalizada eletronicamente pelas administrações tributárias em todas as esferas.

A legislação em vigor estabelece, por exemplo, que o receptor da NF-e verifique a legitimidade da mesma, sob pena da corresponsabilidade tributária caso não o faça, entre outras obrigações. Para evitar esse tipo de problema futuro e guardar de forma segura os documentos fiscais eletrônicos, é preciso analisar as necessidades da empresa e buscar alternativas que as atendam.

Uma maneira de facilitar esse processo é através do e-Doc, um software que trabalha no recebimento, armazenamento e validação de documentos eletrônicos de forma dinâmica. Entre os benefícios da utilização desse sistema, destacam-se a recepção automática de todos os documentos fiscais eletrônicos recebidos pela empresa e a validação junto aos órgãos autorizadores (SEFAZ), verificando se o documento recebido está mesmo autorizado. Somente documentos autorizados são considerados válidos e, assim, suas informações passam a ser armazenados de forma segura. Esta guarda está determinada em lei e os contribuintes precisam disponibilizar os arquivos aos clientes compradores ou tomadores de serviços, caso uma auditoria seja necessária.

O e-Doc permite a integração com softwares de Gestão Empresarial (também conhecidos como ERP), disponibilizando informações para que seja feita a entrada no Sistema de Gestão. O e-Doc facilita a recepção, armazenamento e validação dos documentos, executando os processos sem a intervenção manual de usuários. Esta automatização reduz tempo em atividades operacionais e gera tempo para a tomada de decisões gerenciais.

O sistema monitora um endereço de e-mail e verifica a chegada das mensagens. Sempre que for identificado um documento fiscal eletrônico anexo, automaticamente, ele faz o download desse conteúdo e salva os arquivos em um banco de dados. Ele também verifica se algum documento foi cancelado, efetuando novas consultas por um período de até sete dias.

A virtualização dos documentos fiscais eletrônicos certamente diminuiu muitas “dores de cabeça” dos empresários. Porém, se as informações não forem gerenciadas de forma correta, poderão, certamente, criar outras tantas.