Opinião
NF-e SPED: Como Evitar uma Babel de Arquivos Eletrônicos
Publicado em 28/06/2011 às 10:11
Alzemir Camilo é diretor da Painel Fiscal
Apontado como paradigma de eficiência a ser copiado por outros países, o novo modelo brasileiro de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ultrapassou, em maio, a marca de 620 empresas aderentes, segundo cálculos do Governo, o que representa, na prática, algo em torno de 98% de todo o volume de notas emitidas no país.
Entretanto, a parte os bons indicadores, a universalização do Sped (sistema público de escrituração digital, do qual a NF-e é o principal pré-requisito) ainda precisará enfrentar muitos desafios. Entre estes, um dos mais expressivos é, sem dúvida, o desafio tecnológico, para o qual boa parte das empresas ainda está sem preparo.}
Questões culturais e dificuldades financeiras são as partes mais visíveis do problema. Na prática, um obstáculo descomunal para empresas de todos os portes – mas principalmente as menores - se dá pela gigantesca quantidade de arquivos eletrônicos que a substituição do papel acaba acarretando para todas, gerando assim o risco de uma Babel organizacional sem precedentes.
Ainda em seu relatório de maio, a Secretaria de Receita Fazendária (Sefaz) já contabilizava algo em torno de 2,64 bilhões de notas eletrônicas emitidas no País. O número, já estratosférico por si, representa apenas uma parte dos documentos digitais gerados pelo novo sistema.
Se levarmos em consideração todos os documentos acessórios, como cópias de segurança, comprovantes de envio ao fisco e mais a cópia eletrônica do documento auxiliar usado para o transporte (ou Danfe), iremos chegar a um volume em torno dos 13 bilhões de documentos. Só isto já dá uma ideia da inédita estrutura de controle que está sendo exigida às empresas.
O fato, porém, é de que nem todas as empresas já se deram conta deste fato. Um erro comum, em grande parte delas, está em se considerarem quites com as novas exigências do governo, a partir da simples autorização de emissão da NF-e pela SEFAZ e de outros trâmites básicos, como o envio do arquivo XML para o comprador e a garantia da respectiva Danfe (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica) acompanhando o transporte da mercadoria.
De fato, esta três tarefas traduzem o trâmite mínimo de uma NF-e. Mas o problema está ainda em garantir a adequada custódia desses arquivos pelo prazo de cinco anos (fora o vigente) e sua pronta localização, entre milhões de documentos digitais, em caso de fiscalização ou qualquer querela jurídica.
Há casos bem graves ao longo de todo o País, em que as empresas mantêm a guarda de tais arquivos em meros CDs, ou em um drive qualquer de rede, sendo que muitos os deixam na própria caixa de e-mail com milhares de arquivos banais. Há ainda quem simplesmente os exclua por entender, erroneamente, que não existe obrigação em guardar estes arquivos.
Muitas gerências, aliás, não possuem um mapeamento claro dos diretórios e dos discos em que tais arquivos se encontram. E são também muito poucas as empresas que têm planos de contingência para a área.