Já tratamos aqui de um assunto importante, a NF-e (nota fiscal eletrônica), que é obrigatória no segmento de informática desde setembro do ano passado. Agora o enfoque é nos problemas enfrentados por aqueles impelidos por lei a adotar o novo procedimento.

 

Sabemos que a NF-e é gerada através de um sistema que utiliza linguagem compatível com a web, legitimada pelo responsável legal ou procurador através da assinatura digital e em tempo real e a empresa envia os dados deste documento para o Servidor da Secretaria da Fazenda - SEFAZ - que valida e autoriza sua emissão.

 

No momento da autorização o contribuinte libera o transporte da mercadoria ou produto, acompanhado do DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – emitido em única via e em papel comum, contendo a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet. Quando o destinatário recebe o DANFE, registra os dados nele contidos para a escrituração da NF-e, cuja validade se vincula à efetiva existência da NF nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização de Uso. As informações da NF-e são armazenadas no Sistema Público de Escrituração Digital, para consulta das partes envolvidas, bem como dos profissionais da contabilidade através de um aplicativo chamado de “Visualizador da NF-e”.

 

Vale esclarecer que o DANFE não é uma nota fiscal, nem a substitui, mas possui a finalidade de acompanhar a mercadoria da origem até o destino, servindo como instrumento auxiliar para consulta da NF-e.

 

Uma das principais dificuldades para a implantação da NF-e é a quebra de tradicionais padrões: - a geração do papel como prova documental está sendo substituída pela que possui os dados armazenados de forma segura, num data center, com validade jurídica - Certificação Digital. Essa modificação intimida por gerar um desconforto diante da realidade brasileira de colecionadora de papel por excelência, acrescentando-se o pouco conhecimento na área digital, o que resulta no chamado pânico digital.

 

A inclusão e obrigatoriedade da NF-e tem sido imposta gradativamente, até que todos os contribuintes sejam obrigados a aderir à nova modalidade, porque é necessário prazo razoável para adaptação. Para os empresários menos cuidadosos no processo de faturamento, os erros tornam-se mais comuns porque a geração deste documento fiscal dependerá do preenchimento adequado de todos os campos e caso isto não ocorra, não será sequer emitido.

 

As falhas mais rotineiras incidem no valor do desconto, informação do ICMS no campo de informações adicionais, entre outros. Já nas operações interestaduais, o erro impede inclusive a concretização da venda, que fica aguardando a regularização dos documentos para que a mercadoria, apreendida em postos de fiscalização, seja liberada.

 

Atente-se ao fato que a verificação do Fisco acontecerá principalmente nas informações vagas, pois através dos sistemas de auditoria eletrônica é possível apurar todas as informações de faturamento de um contribuinte em segundos, significando que erros antes não detectados pelas cautelosas auditorias fiscais, agora são mais facilmente rastreados e exigem, no mínimo, explicações pormenorizadas dos infratores.

 

 A fim de auxiliar a adaptação e evitar falhas, as empresas devem investir em técnicas e pessoal qualificado para enfrentar esta nova realidade.   No caso de qualquer irregularidade, nas condições previstas em lei, poderá o contribuinte cancelar o documento mediante o envio de um arquivo eletrônico, que acusará na Secretaria da Fazenda o cancelamento do mesmo, ou através da emissão da Carta de Correção Eletrônica, que retificará o erro. Esta ultima opção é precária, já que o Fisco ainda não disponibiliza ao contribuinte o layout do referido documento. Na prática, as empresas que já emitem a NF-e, acabam adotando o trâmite tradicional, em papel, pelo qual o emitente e o destinatário trocam correspondência, comunicando o erro.

 

 Portanto, enquanto não é definido o layout da Carta de Correção Eletrônica, o contribuinte deve evitar usar a versão em papel, cancelando a NF-e e emitindo outra. Ainda existe a possibilidade de emissão de NF-e complementar, nas situações previstas na lei, como variações de preço e erro de cálculo de imposto, devendo o contribuinte ficar atento com a precisão das informações dos documentos.