A guarda de documentos é um grande desafio nas empresas, principalmente, quando se trata de períodos de longa duração, muito comum em segmentos como Energia, Saúde, Construção Civil e Financeiro. Além disso, dentro de uma empresa, a área de Recursos Humanos possui uma das maiores demandas de longevidade documental.

A questão não é simples, visto que não envolve só o que é texto, mas todo tipo de conteúdo, como fotos, imagens, vídeos, gráficos, sons/áudios. Além disso, não é só guardar, mas preservar a capacidade de leitura do documento ao longo do tempo. E com as mídias digitais, o desafio é maior, pois se não for bem feito, em questão de cinco anos um documento gerado eletronicamente sem observar critérios técnicos específicos para gestão de longo prazo do acervo, gera uma base de dados inútil, sem valor jurídico no tempo.

Será que vamos viver um período de trevas da sociedade digital, como na Idade Média, com dificuldade de abrir e ler documentos históricos? A quem cabe resolver este problema e determinar a melhor solução para preservar a documentação digital da empresa – é competência só da área de TI? Há um projeto definido para tanto, visto que o assunto tem relação direta com governança corporativa e, em uma análise mais profunda, estamos tratando da gestão de conhecimento, e não apenas dados?

O tema precisa ser prioridade dos gestores e envolve a decisão de qual solução tecnológica utilizar para garantir a capacidade da empresa de conseguir ter acesso a seus documentos, além de alinhar o mesmo com seus pares (fornecedores, clientes, autoridades, terceiros).

No tocante a tecnologia, há vários formatos sendo desenvolvidos. A problemática está em software, não hardware. A NASA passou por um problema quando as fitas magnéticas de 1976, com o pouso em Marte, não puderam mais ser lidas, e os programadores originais já haviam morrido ou deixado a NASA. Por conta disso, foi colocado em prática um projeto de preservação digital – a administração do acervo digital no tempo passa a ser preocupação de uma área, cuja missão é garantir a capacidade de leitura e acesso às informações no longo prazo.

Os primeiros a se depararem com este desafio foram as bibliotecas, e há entendimento de que alguns formatos tendem a não sofrerem com a obsolescência, como TIFF, PDF, ASCII e RTF.

Logo, a definição do padrão técnico é essencial para proteção contra a obsolescência digital, quando mídia física, hardware ou software para leitura dos dados armazenados não estão mais disponíveis. Há empresas que hoje guardam um kit leitura de documentos: de tempos em tempos guardam um equipamento completo (hardware, software, sistema operacional específico de um período, outros periféricos como leitores de mídias) para ficar de reserva no caso de dados digitais não poderem ser abertos nos novos equipamentos.

A Adobe criou o PDF/A (Portable Document Format Archive, ou arquivo de documento de formato portável), cujo diferencial é arquivar as fontes quando o PDF é gerado, dentro de uma estratégia self-contained (contido em si mesmo). Estudos mostraram o maior problema com arquivos textuais: quando as fontes estão no software e não integradas ao documento gerado, tentar abri-lo em outro lugar sem as mesmas fontes pode não dar certo, ou resultar em caracteres desconfigurados, com alto risco jurídico. Há ainda a preocupação com a preservação dos meta dados (dados sobre os dados), essenciais para um documento completo, capaz de manter sua autenticidade, integridade e legibilidade (capacidade de ser visto e/ou lido).

Toda empresa, pequena, média, ou grande, precisa pensar sua gestão documental no tempo e, a partir do desenho da diretriz (Política), definir a solução tecnológica a ser adotada (que atenda indicadores jurídicos e leis vigentes) e implementar os procedimentos necessários. Seja com documentos físicos, digitalizados ou nascidos em formato eletrônico, qualquer conteúdo precisa ter seu ciclo de vida alinhado com seu grau de criticidade, pois pode ser prova jurídica trabalhista (documento de RH), civil ou consumidor (prontuário médico de saúde), ou documento de arquivo histórico, para guardar a memória de empresa e fundadores. A solução tecnológica em uso na sua empresa está pensada para isso?

Há empresas que usam a obsolescência tecnológica intencionalmente para gerar maior segurança da informação, quando dados extremamente sigilosos são gerados e guardados em formatos pouco usados para restringir a chance de leitura em caso de vazamento de informação. Há prós e contras. A restrição protege, mas limita o acesso, logo, é algo que deve ser bem planejado, considerando o desafio atual de proteção das informações em ambientes de redes, com mobilidade e múltiplos usuários acessando com vários perfis e níveis de acesso.