Muitas pessoas me perguntam como conduzir uma apresentação ou mesmo uma reunião maior. Aqui vão algumas dicas simples para você conduzir uma reunião com resultados:

Comece sempre a apresentação com um “quebra-gelo”, ou seja, alguma coisa que deixe os participantes mais à vontade individualmente entre os demais participantes.

Um exemplo de quebra-gelo é a formação de grupos heterogêneos ou homogêneos, mas diferentes dos que foram espontaneamente formados pelos participantes.

Outro exemplo é fazer logo um rápido “jogo” ou “brincadeira” em que todos se descontraiam e se relacionem com as demais pessoas presentes. Há um exemplo que sempre funciona. Ao invés de dar os “crachás” certos para os participantes, as pessoas recebem crachás de outras pessoas e devem procurá-las para entregar o crachá e cumprimentá-las antes do início da reunião. As técnicas de “quebra-gelo” dependem da criatividade de cada coordenador e do tamanho e características do grupo;

Quando fizer apresentações em PowerPoint, coloque nas lâminas apenas as palavras principais que se refiram ao conteúdo. Nunca coloque textos longos. Use sempre letras grandes – as maiores que puder.

Evite gráficos, tabelas, etc. e quando eles foram inevitáveis, faça do maior tamanho possível e o mais simples possível;

Sempre que puder, distribua cópias impressas das transparências. Para que os participantes prestem atenção à sua explanação, avise que as cópias serão distribuídas após a apresentação;

Sempre depois de uma exposição procure fazer um trabalho em grupo para que as pessoas possam discutir o conteúdo da apresentação. Quando não há tempo para o trabalho em grupo, faça uma discussão aberta por alguns minutos para dirimir as dúvidas principais. Você ficará surpreso ao ver que as pessoas ficaram com dúvidas que você jamais imaginaria;

Lembre-se da importância da formação dos grupos. Atente para os seus “objetivos” para formar grupos homogêneos ou heterogêneos de acordo com cada caso;

Quando usar um filme ou vídeo, faça após a apresentação um aprofundamento de seu conteúdo. Faça com que os participantes discutam os temas principais e reforce os conceitos que você quis passar com aquele documento audiovisual;

Procure fazer um intervalo a cada duas horas, no máximo. A maioria das pessoas não consegue manter a concentração necessária por muito tempo;

Termine a reunião sempre com alguma atividade que eleve o “astral” dos participantes. Nunca deixe uma reunião terminar “para baixo”. Lembre-se que a primeira impressão é fundamental para o desenvolvimento da reunião. Mas a última impressão é essencial para os resultados pós-reunião. Não se descuide disso. Os participantes devem ter uma “memória” positiva da reunião e isso dependerá muito de como ela terminar.

Somente a criatividade determinará como terminar uma reunião. Isso dependerá novamente dos objetivos, da composição do grupo, etc.;

E por último, sempre que possível, faça com que as pessoas saiam da reunião com uma “lembrança” material do evento. Um brinde qualquer com significado é fundamentalmente importante. Isso fará com que a reunião e seus objetivos sejam perpetuados. Escolha brindes que os participantes possam colocar sobre suas mesas, estantes, etc. Cuidado com brindes que são facilmente colocados em uma gaveta ou doados a terceiros.

Com estas pequenas “dicas” acreditamos que você possa fazer uma apresentação com sucesso.

Boa apresentação!