Cada vez mais as empresas são pressionadas a liberar o acesso às redes sociais para seus colaboradores. A bem da verdade, o que vai mudar é apenas o fato de que em uma investigação de possível autoria vai se chegar até o endereço IP que está no nome da empresa, pois em termos de postura e até de possibilidade de vazamento de informação, o risco já existe, tanto reputacional como de segurança, independente de onde o colaborador está acessando.

Por este motivo, é fundamental a empresa elaborar uma cartilha orientativa sobre postura em redes sociais. Ela pode ser feita tanto como um documento avulso como também vir a integrar o Código de Ética. No caso, deve-se recomendar posturas gerais, aplicáveis seja no trabalho ou na vida pessoal já que é muito difícil delimitar claramente quando a pessoa está agindo em caráter pessoal e particular e quando está falando em nome da empresa, cargo e função.

Já se a empresa vier a conceder acesso de dentro do seu ambiente, com uso de seus equipamentos e conexão corporativa, então deve haver uma lista de obrigações no uso do recurso, visto que aí o mesmo entrará no rol das ferramentas de trabalho. Por este motivo, deve-se avaliar o grau de relevância do uso de redes sociais para aquela atividade que o colaborador desempenha. Dependendo da área ou da necessidade pode estar totalmente alinhado com motivo de negócio e, por isso, vale a pena correr o risco, ou então pode se tornar um elemento a mais para dispersão e queda de produtividade.

As regras precisam estar claras, tanto para gerar prevenção como para apoiar eventual punição em caso de situação de negligência ou mesmo má fé. Quando for usado como ferramenta de trabalho é preciso ter muito cuidado pois estamos associando um canal de comunicação a um canal de documentação por escrito, em tempo real, para o mundo.

Logo, se a área de Recursos Humanos for usar, por exemplo, o Linkedin, tem que estar atenta ao tipo de conteúdo que vai ser postado, visto que o assédio direto a funcionário do concorrente, com oferta de trabalho e proposta de preço, configura o crime de concorrência desleal. Uma coisa é publicar ‘temos uma vaga’, outra é oferecer a vaga diretamente dizendo ainda que cobre quanto ganha no outro lugar. Há um determinado momento do desdobramento de conteúdo em que deve ser utilizado outro canal mais privativo.

Independente da decisão da empresa, ela deve estar presente com canais oficiais em todas as redes sociais, até para evitar que alguém se passe por ela falsamente e venha a enganar e gerar danos a terceiros, bem como deve fazer monitoramento periódico (varredura social geral). Assim será capaz de identificar e agir rapidamente havendo um incidente, bem como tomar proveito do aprendizado que se tem ao ouvir o que as pessoas estão dizendo sobre a empresa.

Algumas dicas para postura em redes sociais (independente do tipo de acesso)

•Cadastrar-se nas redes sociais em nome próprio evitando gerar vínculo direto com a empresa em que trabalha;

•Publicar opiniões baseadas nos princípios da boa fé, e em conformidade legal apenas em nome próprio, evitando associar qualquer tipo de opinião pessoal à marca da empresa em que trabalha;

•Evitar exposição excessiva de vida íntima, evitar comentar rotinas do seu dia a dia que podem gerar algum risco de segurança, tais como horários, trajetos, agendas, local de residência;

•Somente utilizar conteúdos que tenham legitimidade, que sejam de sua autoria ou que haja autorização das demais partes envolvidas previamente;

•Realizar backups preventivos para evitar a perda de todo o seu conteúdo em situação de apagão digital;

•Orientar filhos e/ou familiares sobre o uso ético, seguro e legal das redes sociais, inclusive sobre a necessidade de proteção das informações da família para evitar vazamento de informações financeiras, relacionadas a conta bancária, cartão de crédito, senhas, remuneração, patrimônio;

•Somente publicar informações corporativas classificadas como públicas, que tenha certeza que possam ser expostas de forma aberta na Internet e zelar pelo sigilo profissional;

•Somente associar a marca da empresa quando estiver participando do canal oficial estabelecido nas redes sociais e evitar publicação de conteúdos ou opiniões não condizentes com seu cargo ou função. As respostas a terceiros, como consumidores, devem ser feitas apenas pela área competente para tanto;

•Utilizar linguagem e vocabulários adequados, de modo a evitar qualquer tipo de opinião que possa ser considerada ambígua, subjetiva, agressiva, hostil, discriminatória, vexatória, ridicularizante ou que de algum modo possa ferir a imagem da empresa, de seus colaboradores, parceiros, fornecedores e clientes, evitar o uso de apelidos para fazer menção a demais colaboradores;

•Zelar pela proteção da sua reputação e da empresa e informar à área competente qualquer situação ou informação suspeita que identificar como relacionada a empresa.