A Covid-19 tornou a transformação digital - e por associação, a nuvem - essencial para a continuidade dos negócios. Não é nenhuma surpresa que a adoção de serviços em nuvem tenha crescido em 2020 – uma pesquisa da PWC sugere que os gastos aumentaram 37% no primeiro trimestre de 2020 para possibilitar às pessoas trabalharem remotamente ou com flexibilidade. Compreensivelmente, as empresas estão olhando para a nuvem como um meio de garantir o acesso às informações e recursos críticos de negócios, onde quer que a equipe esteja trabalhando.

 

No entanto, conforme a TI se torna mais descentralizada, proteger os dispositivos conectados, especialmente os de impressão, se torna mais crítico. Especialmente para setores e equipes onde a impressão continua vital para os processos de negócios, como é o caso dos setores jurídico, de saúde, manufatura e logística.

 

Segurança para quê?

 

Proteger uma frota de impressão contra ameaças de hackers, vazamentos e à segurança pode ser demorado e difícil, mesmo quando os escritórios estão abertos e a maioria dos funcionários trabalha no local. Tarefas como gerenciamento manual de ativos e configuração de dispositivos são propensas a erros e ineficientes. Além disso, a instalação de certificados de dispositivos individualmente consome um tempo valioso de outras tarefas, pois as impressoras devem ser monitoradas continuamente para garantir que as políticas de segurança sejam atendidas.

 

Não é apenas o erro humano que coloca uma organização em risco de violações de segurança. Assim como qualquer outro dispositivo conectado, as impressoras em rede são potenciais pontos de entrada para agentes mal-intencionados. Muitas empresas não sabem que os dados armazenados em servidores ou no disco rígido de uma impressora legada podem ser transferidos sem criptografia pela rede durante a impressão e, sem estabelecer fluxos de trabalho alternativos, os dados podem ser enviados para impressoras em locais inseguros.

 

Com uma força de trabalho dispersa e menos pessoas em um escritório, há um risco maior de que, a menos que seja automatizado ou gerenciado remotamente, a manutenção e as atualizações importantes para uma frota de impressão possam ser perdidas e documentos contendo informações confidenciais fiquem expostos.

 

Desenvolvido para ser seguro

 

Existem vários bons motivos para mover a infraestrutura de impressão para a nuvem.  Primeiro, porque é uma solução robusta e segura por design. Além disso, torna mais fácil o gerenciamento e a configuração do dispositivo em um conjunto de impressoras em uma rede – sendo assim, escalável para milhares de dispositivos.

 

Outro ponto é que os profissionais de TI são capazes de configurar uma frota com senhas de dispositivos ou por meio de autenticação de rede – protegendo o gerenciamento remoto e com a segurança de alterar facilmente as senhas em toda a frota para atender às políticas de rotação. Garantir a conformidade e a aplicação também significa gerenciar as permissões de usuários baseadas em funções. Isso pode significar restringir as funções do dispositivo apenas a usuários ou grupos específicos e evitar que usuários não autorizados alterem as configurações do dispositivo e de segurança. Além disso, para reduzir a superfície de ataque de uma frota de impressão, portas e protocolos podem ser desativados e ativados, e os dispositivos configurados automaticamente para registrar informações de uso.

 

Trabalho remoto significa que é vital permitir a impressão segura, mesmo quando a equipe não está fisicamente no escritório. Os funcionários que precisam imprimir devem ser capazes de enviar um documento para uma impressora do escritório, onde ele é mantido com segurança até que eles, e ninguém mais, possa ir ao escritório para retirá-lo usando uma função de liberação de impressão. Da mesma forma, uma organização precisa manter o controle sobre quando e onde os arquivos de impressão e digitalizações são acessados ??para garantir as práticas corretas de nomenclatura e arquivamento.

 

Por que automatizar?

 

A automação é amiga da segurança. A configuração manual de dispositivos pode levar a problemas com configurações e níveis de firmware inconsistentes. As melhores soluções de gerenciamento de impressão garantem que os dispositivos sejam configurados corretamente e possam corrigir automaticamente os dispositivos incompatíveis. Ao automatizar as tarefas de segurança, os profissionais de TI podem ser dispensados ??de executar atualizações de firmware durante a noite para evitar a interrupção dos negócios. Além disso, os dispositivos podem ser auditados diariamente ou com mais frequência para garantir que a TI seja mantida atualizada sobre a frota, para que nenhuma vulnerabilidade potencial seja perdida e para garantir que os dispositivos estejam sempre em conformidade. Varreduras periódicas podem ser feitas para verificar se há novos dispositivos na rede e quaisquer descobertas fornecidas automaticamente com uma configuração básica para garantir que atendam às políticas de segurança, além de gerar relatórios mensais que podem ser agendados para demonstrar a conformidade do dispositivo com as políticas de TI.

 

Ter uma força de trabalho dispersa - seja por motivos de continuidade de negócios ou porque a equipe precisa ser capaz de trabalhar com flexibilidade - não significa ignorar a necessidade de imprimir. Ao mover a infraestrutura de impressão para a nuvem e implementar uma solução robusta de gerenciamento de impressão que inclui segurança por design, a impressão remota pode ser incluída nas políticas de trabalho como parte de uma jornada de transformação digital.