Após 18 meses de estudos, pesquisas e desenvolvimento e R$ 4 milhões em investimentos, a IOB, líder a mais de 40 anos no mercado brasileiro de informações empresariais nas áreas jurídica e tributária, acaba de desenvolver uma solução inovadora que permite validar todas as informações da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) após a geração do arquivo, antes do envio às Secretarias de Fazenda.

 

O IOB Prímeo é uma solução focada em um criterioso processo de análise dos documentos fiscais que avalia tanto os aspectos de lay-out ou formato quanto o conteúdo das notas fiscais eletrônicas, antes da emissão definitiva. Dessa forma, é possível gerenciar os riscos da exposição tributária. “Foram meses de estudo até chegarmos ao modelo adequado para a solução. Buscamos uma plataforma tecnológica de alta performance, com velocidade de processamento acima dos padrões do mercado, e a integramos à nossa inteligência fiscal. Certamente a ferramenta revolucionará a relação das empresas com a NF-e e trará ganhos substanciais em termos de economia e produtividade”, esclarece Cláudio Della Nina, diretor da IOB.

 

A solução IOB Prímeo chega ao mercado em um momento oportuno. A partir de setembro deste ano, mais 54 segmentos passarão a fazer parte em âmbito nacional do conjunto de setores sujeitos à obrigatoriedade de emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), além de todas as empresas, independente do segmento, estabelecidas no Estado do Mato Grosso que tenham faturamento acima de R$ 1,8 milhões. As mudanças que decorrem da implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), cuja Nota Fiscal Eletrônica é um dos pilares, tem gerado uma grande corrida contra o tempo para que as empresas adaptem seus processos às novas exigências legais. A informatização do sistema promoverá uma atuação integrada da Receita Federal e das Secretarias da Fazenda dos Estados e Municípios, tornando mais eficiente a identificação de erros ou fraudes dos contribuintes.

 

A apreensão das empresas não é à toa. A pesquisa realizada pela IOB, que contou com mais de 200 companhias de diferentes portes e segmentos, mostra que apenas metade delas possuem alta ou plena confiança na qualidade das informações fiscais de suas NF-e’s, entretanto, até agora, não havia uma solução como o IOB Prímeo para validá-las. “A emissão no modelo antigo exigia o preenchimento de 50 campos e já era um processo bastante suscetível a erros. Com a nota fiscal eletrônica, são mais de 400 campos para o preenchimento, com uma fiscalização muito mais rigorosa. Eventuais erros cometidos nesse processo podem gerar às empresas multas de até 50% do valor das transações, além de outros prejuízos. Com o IOB Prímeo, a empresa pode identificar erros e inconsistências antes do envio do arquivo ao Fisco, evitando multas por erros operacionais, reduzindo drasticamente os riscos de sofrer algum tipo de autuação”, explica José Adriano, Diretor de Soluções da IOB.

 

Com base nas operações da NF-e, a solução valida o preenchimento dos campos nos registros, afere as regras tributárias aplicáveis, bem como a formação das bases de cálculo e tratamentos diferenciados, apontando inconsistências de conteúdo relacionadas aos aspectos fiscais do documento, dentre estes: CST (Código da Situação Tributária), NCM (Classificação Fiscal), PIS-COFINS, alíquotas de IPI, II e ICMS, inclusive com ST (Substituição Tributária). “No fim do ano passado elaboramos uma pesquisa na qual identificamos que mais de 80% das empresas brasileiras cometem algum tipo de erro fiscal. E esses erros, na maioria das vezes, são resultados da complexidade do nosso sistema tributário. O objetivo da IOB é unir o que há de mais moderno em termos tecnológicos com a inteligência editorial de nossos consultores, a fim de desenvolver soluções que ajudem as empresas a melhorar seus processos fiscais”, afirma Della Nina.

 

Eventuais erros no processo de recolhimento dos impostos podem trazer grandes prejuízos para as empresas. Os consultores da IOB prepararam uma simulação para ilustrar os problemas que as companhias podem enfrentar.

 

Uma empresa do segmento industrial de pneus para veículos automotores, localizada no Estado de São Paulo, com faturamento anual de R$ 1,2 milhão está sujeita ao recolhimento do ICMS-ST nas operações de venda interna no Estado de São Paulo. A margem de valor agregado para o segmento é de 42%, porém, a empresa citada não efetuou o pagamento deste imposto no período de outubro de 2008 a janeiro 2009.

 

Ao concentrar as suas vendas no Estado de São Paulo, nestes quatro meses, obteve um faturamento de R$ 400 mil, e, com a falta de recolhimento do imposto citado, o prejuízo aos cofres públicos girou em torno de R$ 30 mil. De acordo com artigo 527 inciso I alínea "a" do Decreto 45.490/2000, constatada a irregularidade, poderá ser aplicada uma multa de 80% do valor do imposto não recolhido, o que trará um prejuízo a empresa de cerca de R$ 24 mil, mais o principal (R$ 30 mil). Com a informatização do sistema por conta do SPED, omissões como esta serão mais facilmente identificadas e as empresas serão imediatamente autuadas.

 

A implementação baseada em SOA (Arquitetura de Software Orientada a Serviços) do IOB Prímeo não exige esforços em desenvolvimento de grandes estruturas de Tecnologia da Informação (TI), já que a solução pode ser hospedada e acessada por meio do Data Center da IOB, de fornecedores de serviços de NF-e ou no próprio ambiente interno das empresas. Além disso, o IOB Prímeo foi desenvolvido baseado em tecnologia de alta performance (similar a utilizada pelo segmento bancário), que assegura a integridade e autenticidade das informações.

 

Com o IOB Prímeo, a avaliação da NF-e é acompanhada por um relatório técnico da IOB, com assinatura digital, o que garante a qualidade das informações. Além disso, toda a legislação relacionada ao produto é mantida atualizada pela estrutura editorial e inteligência fiscal da IOB, conferindo eficiência na gestão de riscos e correção das possíveis falhas nos procedimentos fiscais. “Esses benefícios garantem mais efetividade operacional nos lançamentos fiscais e contábeis, e otimizam os processos logísticos da companhia, resultando em maior produtividade administrativa às empresas”, ressalta Della Nina.

 

Um grande diferencial do IOB Prímeo é a facilidade com a qual a solução é operada. A informação é processada, via faturamento, para o sistema de gestão da companhia (Enterprise Resource Planning - ERP). O software gerador de nota fiscal extrai os dados necessários para a NF-e no formato exigido pelo Fisco (.xml) e submete esse arquivo à análise do IOB Prímeo. Após a avaliação do arquivo, a solução aponta possíveis erros com as respectivas fundamentações legais (inclusive com link para o IOB Online, que apresenta em detalhe, as informações tributárias atualizadas) e emite um relatório para certificar o diagnóstico. Sempre que necessário, o cliente pode corrigir no seu ERP ou no software de geração da NF-e os erros apontados pelo IOB Prímeo e, assim, gerar novamente a nota fiscal eletrônica. A partir daí o usuário submete as NF-e’s que tiveram o OK da IOB à aprovação da Secretaria de Fazenda de origem.

 

A IOB tem acompanhado com atenção os novos desafios que se apresentam às empresas em decorrência do SPED. Além do IOB Prímeo, a IOB conta também com o IOB SPED Diagnóstico e Certificação, solução capaz de avaliar e propor recomendações quanto à qualificação da área usuária do SPED, à exposição de risco, à adequação de processos, à aderência à legislação e aos indícios de erros. Simultaneamente, realiza um eficiente saneamento dos cadastros de produtos, clientes e fornecedores e ainda trata da homologação do arquivo gerado por qualquer sistema de gestão empresarial ou sistema fiscal, através do IOB Auditor Eletrônico.