Xerox indica como se reunir quando não se pode reunir de fato, devido a COVID-19
À medida que os profissionais do escritório começam a se dedicar ao trabalho inesperado das rotinas domésticas, um elemento típico do local de trabalho persiste: as reuniões.

Mesmo nas melhores épocas, as reuniões costumam ser um ponto delicado para muitos funcionários, seja o simples volume total ou a percepção de ineficácia. Reuniões mal administradas também são um desafio para as empresas: pesquisas mostram que são um custo substancial para os empregadores, medido pelos “níveis mais baixos de participação de mercado, inovação e estabilidade do emprego”.

Agora, os funcionários estão lidando com uma complexidade adicional à medida que tentam continuar: navegando em uma configuração de trabalho desconhecida no contexto de um ambiente externo incerto e estressante. No entanto, existem maneiras simples e de bom senso para que as forças de trabalho virtuais aumentem rapidamente em suas novas dinâmicas e realizem reuniões eficazes, diz Nick Meehan, especialista em experiência do usuário da Xerox PARC.

Seja claro sobre quem está no comando e aja de acordo.
Esclarecer de antemão quem está conduzindo a reunião é importante para a responsabilidade.

A pessoa que envia o convite para a reunião não é o anfitrião de fato, observa Meehan. “Eles podem pensar que são, mas nem sempre é o caso.” Os participantes precisam saber quem está dirigindo o show.

“O anfitrião da reunião é o condutor”, diz Meehan. “Eles são responsáveis por garantir que a reunião tenha um objetivo claro, que os participantes continuem no caminho certo e que todos se sintam capazes de contribuir.”

O anfitrião pode definir o tom com antecedência, compartilhando uma agenda previamente para estabelecer os resultados pretendidos da reunião e ajudar os participantes a se prepararem. “A maioria das pessoas não faz isso”, observa ele. “Mas mesmo um resumo rápido praticamente garante uma reunião mais bem-sucedida.” Como um bônus adicional, a análise inicial da agenda ressalta quem está no comando.

Faça da tomada de nota e ações uma responsabilidade coletiva.
As reuniões virtuais são personalizadas para anotações da equipe. Ferramentas como Microsoft OneNote, Google Docs ou Planilhas etc. são perfeitas para colaboração desse tipo. “Use a agenda que você enviou e coloque-a na tela”, diz Meehan. “Os participantes podem editar em tempo real. Trabalhar juntos dessa maneira cria mais alinhamento logo de início.”

Da mesma forma, o Trello e o Asana são excelentes ferramentas para capturar e atribuir itens de ação à medida que aparecem. “Quando você faz parte da maneira como administra suas reuniões, elimina um grande ponto problemático após a ação, em que os itens de ação podem ser atribuídos de uma maneira que pareça unilateral ou de cima para baixo”, observa Meehan. “Decidir durante a discussão atual parece mais democrático.”

Meehan também aponta que nem todos têm o mesmo estilo ou preferências de aprendizado, e alguns podem achar que a anotação prejudica sua capacidade de se concentrar totalmente e participar da discussão. A maioria das ferramentas de vídeo ter recurso de gravação e, para os participantes mais auditivos, essa pode ser uma opção melhor. Apenas pergunte às pessoas com antecedência se elas têm alguma objeção em gravar a reunião.

Ser breve e educado é sempre melhor.
A atenção pode ser um desafio em um dia de trabalho típico. Mas, de acordo com Meehan, a capacidade dos participantes de se concentrar e contribuir consistentemente é ainda menor nas reuniões virtuais.

“Mantenha-a por trinta minutos ou 45 minutos”, diz ele. “De fato, você pode facilitar as coisas alterando as configurações do Outlook para que as reuniões sejam agendadas em incrementos de trinta minutos, em vez da hora padrão.” Esse simples ajuste pode ajudar os organizadores da reunião a considerar se uma hora inteira é realmente necessária.

Meehan também defende o término das reuniões mais cedo, se e quando possível. “Todo mundo vai agradecer”, diz ele.

Não se preocupe em estar diante das câmeras.
As reuniões com tela são convenientes, mas também oferecem um vislumbre da vida pessoal dos colegas. Geralmente, isso não é problema, mas para os funcionários que são mais privados ou cujos quartos funcionam como escritórios em casa, essa visibilidade pode parecer indesejável ou intrusiva.

“Tudo bem se algumas pessoas não quiserem ligar suas câmeras”, diz Meehan. “Em um mundo ideal, todos estariam na tela, mas, se não, verifique se há algo na tela em tempo real, como as notas que você está tomando”. Isso dá aos participantes uma razão para focar a atenção onde ela precisa estar, em vez de verificar furtivamente os e-mails.